Clientèle

ActiCar comporte un fichier clientèle, qui permet de gérer plusieurs correspondants pour un client ou prospect, assurant ainsi une relation de qualité avec les clients.

Les courriers et les relations avec les clients sont mémorisés et facilement consultables. Leur réalisation est faite sur le traitement de texte intégré, soit à partir de lettres modèles, auxquelles il est possible d’apporter des modifications lors de chaque utilisation, ou en partant d’une feuille blanche, certains éléments de la fiche client pouvant être repris sans re-saisie.

Une fonction mailing est prévue, permettant de cibler la communication vers les prospects ou clients, selon les critères choisis.

Exploitation

Les services proposés et rendus par l’entreprise sont occasionnels ou réguliers, lorsqu’une périodicité peut être définie. Les services sont composés d’un ou plusieurs circuits, eux-mêmes comportant au moins deux étapes.
Les données relatives à un contrat de service sont conservées en mémoire.

Les devis occasionnels peuvent être réalisés de façon simplifiée, en bénéficiant d’automatismes limitant au maximum la saisie, ou de façon plus détaillée en créant des étapes ou en reprenant des circuits modèles.
Des possibilités de ré-utilisation de données déjà saisies permettent de réduire les saisies, afin de répondre à des demandes multiples.

Pour les services occasionnels, le prix est calculé systématiquement circuit par circuit, ou pour tous les circuits du service. L’édition d’une offre écrite peut être réalisée de façon automatique ou en utilisant le traitement de texte intégré, en reprenant des devis modèles, que vous pouvez modifier au cas par cas.

Pour les services réguliers, le calcul tarifaire est réalisé pour chaque circuit.
Les circuits composant les services réguliers sont à réaliser selon une périodicité choisie, entre les dates de début et de fin du service. Des périodes d’interruptions (par exemple les vacances scolaires) peuvent être prévues.
Une pré-affectation des conducteurs et des véhicules peut être faite pour les circuits
réguliers.

Le calcul des prix est effectué à l’aide de tarifs de référence pré-définis, ou choisis par l’utilisateur. Il tient compte de votre codification tarifaire des temps d’activité conducteur, et d’utilisation des véhicules. Le résultat du calcul n’est pas imposé à l’utilisateur, qui peut le modifier pour enregistrer le montant issu de la négociation avec le client. Une grille de forfaits par client peut être définie.

Un bilan de l’activité des conducteurs est réalisé pour chaque circuit.
A partir de la fiche service, il est possible de réaliser et d’enregistrer des courriers à
l’intention du client (même principe que pour les clients). Ces courriers peuvent être
adressés par e-mail.
Il est possible de consulter le planning à une date choisie (“carnet de commandes”).

Lors de la commande, obtenue par un simple clic sur le libellé “Date d’accord”, une éventuelle pré-affectation de conducteur ou de véhicule peut être enregistrée.

Le planning est automatiquement alimenté par les circuits commandés.
Il est alors possible de conserver ou modifier les pré-affectations, et de réaliser les affectations nécéssaires, à partir d’une présentation des circuits en liste ou de façon interactive par “glisser déposer” sur le planning graphique.
Les circuits affichés sur le graphique sont double-cliquables.

L’affectation peut être directe, ou aidée par le choix dans une liste de conducteurs ou
de véhicules disponibles.
Les circuits occasionnels et réguliers (selon les données) restent modifiables.
L’annulation d’un circuit peut être prise en compte par suppression de la fiche.

Des contrôles portant sur le renseignement, les doubles affectations et les indisponibilités déclarées, des conducteurs et des véhicules, peuvent être demandés et sont représentés en couleur sur le graphique.

A titre d’exemple, vous obtenez en plein écran ou sur papier une représentation des circuits sur des périodes allant de la demi-journée à 4 semaines, avec un paramétrage personnalisé des couleurs en fonction du classement des circuits, telle que ci-dessous :

Le menu planning offre la possibilité d’imprimer ou de consulter, automatiquement pour tous les conducteurs, ou pour un conducteur particulier, pour une date donnée ou une période, les ordres de mission (standard, détaillé ou par période), les billets collectifs, et les attestations de non-conduite de façon automatique.

Une fois les circuits réalisés, le planning mis à jour constitue la mémoire de l’activité de l’entreprise, dont l’analyse est facilitée par des fonctions puissantes de recherche, de tris multicritères et d’impressions d’états variés.
La réalisation de statistiques diverses sur l’entreprise est ainsi à la portée de l’utilisateur.

Une fonctionnalité spécifique permet d'obtenir une fenêtre regroupant, pour une journée, les affectations conducteurs et véhicules correspondants, avec possibilité de consulter la liste des circuits de chacun, les conducteurs et véhicules disponibles et ceux présentant au moins une indisponibilité dans la journée.